Newsletter der Universität Göttingen

Liebe Angehörige der Universität Göttingen,

ob in der Forschung, in der Lehre oder im wissenschaftsunterstützenden Bereich: Im Arbeitsalltag begegnen uns immer häufiger Situationen, in denen rechtliche, organisatorische oder ethische Anforderungen berücksichtigt werden müssen. Der internationale Austausch von Forschungsdaten, der Umgang mit personenbezogenen Daten, steuerliche Fragen bei Kooperationen, Informationssicherheit, Exportkontrolle oder die Annahme von Geschenken und Einladungen sind nur einige Beispiele. Was sie verbindet, ist ein gemeinsames Thema: Compliance.

Compliance bedeutet dabei nicht, dass jede und jeder Beschäftigte sämtliche gesetzlichen Regelungen kennen oder rechtliche Fragen selbst beurteilen muss. Vielmehr geht es darum, Risiken frühzeitig zu erkennen, verantwortlich zu handeln und bei Unsicherheiten die richtigen Ansprechpartner*innen einzubeziehen. Denn gerade in Forschung und Lehre entstehen immer wieder neue und komplexe Sachverhalte, bei denen eine frühzeitige Beratung helfen kann, Fehler zu vermeiden und Handlungsspielräume sicher zu nutzen.

Die Universität Göttingen hat in den vergangenen Jahren ihre Strukturen in diesem Bereich deutlich weiterentwickelt. Mit den Bereichen Datenschutz, Informationssicherheit, Exportkontrolle, Steuern und Tax Compliance sowie Korruptionsprävention stehen spezialisierte Ansprechpartner*innen zur Verfügung. Hinzu kommen weitere etablierte Strukturen, etwa zur guten und verantwortungsvollen wissenschaftlichen Arbeit, zum Hinweisgeberschutz oder zur Antidiskriminierung. Gemeinsam bilden sie zunehmend ein vernetztes Compliance-System, das Forschung, Lehre und Verwaltung dabei unterstützt, auch unter sich wandelnden rechtlichen Rahmenbedingungen handlungsfähig zu bleiben.

Auch die zunehmende Bedeutung von Künstlicher Intelligenz und die damit verbundenen neuen rechtlichen Anforderungen haben wir im Blick. Die Federführung für die Erarbeitung und Einführung einer KI-Richtlinie im Einklang mit der KI-Verordnung liegt bei der Abteilung IT. Dabei sollen insbesondere die besonderen Rahmenbedingungen des wissenschaftlichen Bereichs und das vorgesehene Wissenschaftsprivileg angemessen berücksichtigt werden. Die Richtlinie soll zugleich einen klaren, transparenten und rechtssicheren Rahmen für den verantwortungsvollen Einsatz von KI-Anwendungen schaffen und die Einführung eines KI-Registers vorsehen, in dem die an der Universität eingesetzten KI-Anwendungen nachvollziehbar erfasst werden.

Gerade für die Forschung gewinnt dies an Bedeutung. Internationale Kooperationen, sensible Forschungsdaten, neue Technologien und KI-Anwendungen eröffnen große Chancen, bringen aber zugleich neue Anforderungen mit sich. So können bei einer Forschungskooperation beispielsweise gleichzeitig Fragen der Exportkontrolle, des Datenschutzes, des Steuerrechts und der Informationssicherheit relevant werden. Eine frühzeitige Einbindung der zuständigen Stellen hilft, diese Anforderungen zusammenzuführen und praktikable Lösungen zu finden.

Auch im Alltag sind es häufig kleine Fragen, bei denen eine kurze Beratung viel bewirken kann. Die zuständigen Stellen verstehen sich dabei nicht nur als Prüf- und Kontrollinstanzen, sondern vor allem als Dienstleister und Berater. Sie unterstützen dabei, rechtliche Anforderungen frühzeitig zu erkennen und in den jeweiligen Arbeitsalltag zu integrieren.

Awareness ist der Schlüssel. Eine gute Compliance-Kultur kann nicht allein durch Richtlinien und Zuständigkeiten entstehen. Sie lebt von der Aufmerksamkeit und dem verantwortungsvollen Handeln aller Beschäftigten. Dabei muss niemand zum „Compliance-Experten“ werden. Wichtig ist vielmehr, sensibel für Situationen zu sein, in denen eine besondere Prüfung erforderlich sein könnte, und zu wissen, wo Unterstützung zu finden ist.

Die jeweiligen Internetseiten bieten weiterführende Informationen, Richtlinien, Formulare und Schulungsangebote. Nutzen Sie diese Angebote und beziehen Sie die zuständigen Stellen möglichst frühzeitig ein.

Compliance ist damit kein Thema, das „irgendwo in der Verwaltung“ stattfindet. Sie betrifft uns alle und ist ein Teil verantwortungsvoller Forschung, guter Lehre und einer verlässlichen Universität. Unser gemeinsames Ziel sollte sein, eine Kultur zu schaffen, in der Fragen frühzeitig gestellt werden, unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen und Beschäftigte die Sicherheit haben, für ihre Arbeit kompetente Unterstützung zu erhalten.

Anbei finden Sie  einen Überblick über die jeweiligen Ansprechpartner*innen und Informationsangebote:

Mit den besten Grüßen

Ihre

Dr. Valérie Schüller
Vizepräsidentin für Finanzen und Personal

Dear members of the University,

Whether in research, teaching or in support functions: in our day-to-day work, we are increasingly encountering situations in which legal, organisational or ethical requirements must be taken into account. The international exchange of research data, the handling of personal data, tax issues relating to collaborations, information security, export controls and the acceptance of gifts and invitations are just a few examples. What they all have in common is a single overarching theme: compliance.

Compliance does not mean that every member of staff must be familiar with all legal regulations or assess legal issues themselves. Rather, it is about identifying risks at an early stage, acting responsibly and, in cases of uncertainty, consulting the appropriate contacts. This is because, particularly in research and teaching, new and complex situations arise time and again, where seeking advice at an early stage can help to avoid mistakes and make safe use of the scope for action.

In recent years, the University of Göttingen has significantly further developed its structures in this area. Specialised points of contact are available in the areas of data protection, information security, export controls, taxation and tax compliance, and the prevention of corruption. In addition, there are other established structures, such as those relating to sound and responsible academic practice, whistleblower protection and anti-discrimination. Together, these are increasingly forming an integrated compliance system that supports research, teaching and administration in remaining capable of acting effectively, even amidst a changing legal landscape.

We are also keeping a close eye on the growing importance of artificial intelligence and the associated new legal requirements. The IT Department is leading the development and implementation of an AI policy in line with the AI Regulation. In particular, the specific context of the academic sector and the intended academic privilege are to be given due consideration. The policy is also intended to create a clear, transparent and legally sound framework for the responsible use of AI applications and to provide for the introduction of an AI register in which the AI applications used at the university are recorded in a traceable manner.

This is becoming increasingly important, particularly in the field of research. International collaborations, sensitive research data, new technologies and AI applications open up significant opportunities, but at the same time bring with them new requirements. For example, in a research collaboration, issues relating to export controls, data protection, tax law and information security may all become relevant simultaneously. Involving the relevant authorities at an early stage helps to coordinate these requirements and find workable solutions.

In day-to-day life, too, it is often minor queries where a brief consultation can make a big difference. The relevant authorities see themselves not only as supervisory and regulatory bodies, but above all as service providers and advisers. They help to identify legal requirements at an early stage and integrate them into day-to-day working practices.

Awareness is key. A strong compliance culture cannot be created by policies and responsibilities alone. It thrives on the vigilance and responsible behaviour of all staff. Nobody needs to become a ‘compliance expert’. What is important, rather, is to be alert to situations where special scrutiny may be required and to know where to find support.

The relevant web pages provide further information, guidelines, forms and training opportunities. Make use of these resources and involve the relevant departments as early as possible.

Compliance is therefore not an issue that takes place ‘somewhere in the administration’. It affects us all and is an integral part of responsible research, good teaching and a reliable university. Our shared goal should be to create a culture in which questions are raised at an early stage, different perspectives come together and staff can be confident that they will receive expert support for their work.

Please find below an overview of the relevant contact persons and information resources:

All the best

Dr Valérie Schüller
Vice-President for Finance and Human Resources