Themenschwerpunkt Compliance: Datenschutz (in German)
Der Datenschutzbeauftragte ist zuständig für die Einhaltung der Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Er ist bei jeder Datenverarbeitung ordnungsgemäß und frühzeitig einzubinden, zum Beispiel bei Umfragen, Feldstudien und der alltäglichen dezentralen und zentralen Verwaltungsarbeit. Eine Einbindung erfolgt zwingend bei der Softwarebeschaffung (Lucom-Formular).
Bedeutet eine geplante Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte betroffener Personen, berät der Datenschutzbeauftragte bei der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Verarbeitungen sind zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) anzumelden.
Sollen Datenverarbeitungsvorgänge outgesourct werden, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) abzuschließen, der dem Datenschutzbeauftragten vor Abschluss zur Prüfung vorzulegen ist. Es sollen die Muster unter www.uni-goettingen.de/de/653067.html verwendet werden, auch für sonstige Unterlagen zu wissenschaftlichen Projekten. Auf der Seite gibt es auch eine Handreichung für Wissenschaftler*innen und kurze Videos zur Selbstschulung.
Externe Betroffene und ratsuchende Universitätsangehörige können sich ohne Dienstweg direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist weisungsunabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er hat direktes Vortragsrecht zum Präsidium.
Der Beitrag des Datenschutzes zur Compliance ist die Fehlervermeidung:
Typisch ist der Versand von E-Mails mit sensiblen Anhängen an falsche Personen, die Verwendung nicht freigegebener Software, etwa von Umfragetools aus den USA und einiger KI-Software sowie russischer oder chinesischer Software, Datenverlust durch falsche Rollen- und Rechtevergabe sowie das Liegenlassen von Unterlagen im Kopiergerät. Einbinden des Datenschutzbeauftragten vermeidet dies. Datenschutzverletzungen sind sofort über Lucom zu melden.
Bei allen Fragen rund um den Datenschutz wenden Sie sich bitte vorbehaltlos und vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragten. Lieber einmal zu oft fragen als einmal zu wenig!
Florian Hallaschka
Goßlerstraße 5/7
37073 Göttingen,
Telefon: (0551) 39-24689
E-Mail: datenschutz@uni-goettingen.de.