Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Angehörige der Universität,
in einer Zeit, in der sich Organisationen und die daraus resultierenden Anforderungen an die Menschen darin rasant weiterentwickeln, ist es von entscheidender Bedeutung, diese Veränderungen kontinuierlich und professionell zu begleiten. Voraussetzung dafür ist, die Stärken und Potenziale unserer Organisation zu kennen und auf dieser Grundlage strategische Entscheidungen zu treffen.
Diesen Pro.Admin-Prozess einer umfassenden Organisationsanalyse der Zentralen Verwaltung und der Zentralen Einrichtungen haben wir vor knapp drei Monaten im März nach intensiver interner Vorbereitung gestartet. Er soll es uns erlauben, die Struktur und Dynamik unserer Organisation ganzheitlicher über Zuständigkeitsgrenzen hinweg zu betrachten und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Wir wollen es erreichen, bestehende Hindernisse für schlanke, zeitsparende Prozesse und Strukturen zu identifizieren und effektive Lösungsansätze zu entwickeln, um diese zu überwinden. Dieser Prozess schafft die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung und eine nachhaltige Entwicklung unserer Universität.
Einbezogen wurde in dieser ersten Projektphase mit dem externen Partner Boston Consulting Group (BCG) die Sicht der Fakultäten und der Bereiche selbst, um ein umfassendes Bild zu gewinnen. Dazu wurden eine Vielzahl von Interviews und Analysen und bereits erste gezielte Workshops zum Rechnungs- und Einstellungsprozess durchgeführt, mit einer breiten Beteiligung derer, die an den Prozessen tagtäglich in verschiedenen Bereichen mitarbeiten.
An dieser Stelle möchte ich bereits einen ersten Dank an all diejenigen aussprechen, die durch ihre ausführlichen, konstruktiven und auch kritischen Beiträge zu einem Gelingen der Bestandsaufnahme beigetragen haben.
Mit einem Termin des Lenkungsausschusses am 1. Juni wurde die erste Phase von Pro.Admin nun offiziell abgeschlossen. Abgeleitet aus den zahlreichen Analyseformaten der ersten Projektphase hat BCG für die Universität ein sogenanntes Grobzielbild erarbeitet, das Empfehlungen zu einer möglichen Nutzbarmachung des vorhandenen Optimierungspotenzials beinhaltet.
Die Sommermonate werden wir nun dazu nutzen, über dieses Grobzielbild uni-intern in den verschiedensten Konstellationen und Gremien zu sprechen. Im Spätsommer wird es außerdem ein Veranstaltungsgroßformat geben, wo die Ergebnisse der Analysen der breiten Hochschulöffentlichkeit vorgestellt werden.
Ab September geht das Projekt in die zweite Phase. Ziel hier wird sein, erste Maßnahmen des Grobzielbildes gemeinsam mit den beteiligten Einrichtungen und BCG im Feinzielbild zu bestimmen. Weitere Workshops zu Prozessoptimierungen sollen ebenso stattfinden wie regelmäßige großflächige Befragungen.
Ich freue mich darauf, tatkräftig in die Gespräche zur Umsetzung der Optimierungsempfehlungen einzusteigen und auch darauf, die positiven Auswirkungen auf unsere Organisation mit Ihnen zu bewerten.
Mit besten Grüßen
Dr. Valérie Schüller
Vizepräsidentin für Finanzen und Personal
Dear Staff and Students,
At a time when organisations and, therefore, the demands on the people in them are developing rapidly, it is crucial to provide continuous and professional support. The prerequisite for this is understanding the strengths and potential of our organisation enabling us to make strategic decisions based on this.
We started the process of Pro.Admin with a comprehensive organisational analysis of the Central Administration and the Central Facilities almost three months ago in March after intensive in-house preparation. This should allow us to look at the structure and dynamics of our organisation more holistically across the various boundaries of responsibility and gain valuable insights. We aim to identify existing obstacles to achieving leaner, time-saving processes and structures and develop effective solutions to overcome these obstacles. This process creates the basis for continuous improvement and sustainable development of our University.
Included in this first phase of the project, with our external partner Boston Consulting Group (BCG), were the perspectives of the faculties and the areas themselves in order to gain a full picture. To achieve this, a large number of interviews and analyses were conducted, and initial, targeted workshops on the billing and recruitment processes have already been held, with wide participation from those who work on the processes on a daily basis in various areas.
At this point I would like to express my thanks to all those who have contributed to the success of this stocktaking exercise through their detailed, constructive and also critical contributions.
The first phase of Pro.Admin has now been officially concluded with a meeting of the steering committee on 1 June. Based on the numerous analyses of the first project phase, BCG has developed a “rough target image” for the University, which contains recommendations for ways to take advantage of the current potential for optimisation.
We will now use the summer months to talk in the University about this “rough target image” via various organisational groups and committees. In late summer, there will also be a large-scale event where the results of the analyses will be presented to the wider university community.
The project will enter its second phase in September. The goal here will be to agree the initial measures from the rough target image together with the participating institutions and BCG for the more detailed target image. Further workshops on process optimisation are to take place as well as regular extensive surveys.
I am looking forward to actively engaging in discussions to implement the recommendations for optimisation and also to assessing the positive impact on our organisation with you.
With best wishes,
Dr Valérie Schüller
Vice-President for Finance and Human Resources