Newsletter der Universität Göttingen

News von Pro.Admin – Einführung des Projektportfoliomanagements als Machbarkeitsbarometer für neue Digitalisierungsprojekte (in German only)

Durch wachsende Digitalisierungsbedarfe haben nahezu alle universitären Projekte IT-Bezug. Unter dem steigenden Projektvolumen stellen sich daher für die IT-Kolleg*innen Fragen nach Machbarkeiten und Prioritäten. Unter der Leitung von Marcus Remmers entstand in enger Abstimmung mit dem Chief Information Officer Prof. Dr. Ramin Yahyapour ein Konzeptpapier mit einem Umsetzungsplan für die Einführung des Projektportfoliomanagements (PPM).

Dabei handelt es sich um eine Erweiterung zum bisherigen Zentralen Projektmanagements (ZPM) im Intranet. Bisher umfasste das ZPM mit Ausnahme von Bauprojekten ausschließlich durch das Präsidium beauftragte Projekte für die Zentralverwaltung.  Ergänzt wurde es jetzt um alle Projekte mit IT-Bezug beziehungsweise – in Abgrenzung zu Projekten  – Maßnahmen mit IT-Bezug.

Im überarbeiteten internen SharePoint hat seit August dieses Jahres nun jede Abteilung die Möglichkeit, geplante Projekte über einen Workflow zu erfassen. Das PPM sieht hierbei folgenden Rahmen vor:

  • ab 50.000 € Investitionskosten, einmalig, zeitlich begrenzt und interdisziplinär beziehungsweise
  • ab 20.000 € Investitionskosten, nicht zum Tagesgeschäft gehörend, gegebenenfalls wiederkehrend.

Die eingetragenen Vorhaben werden – sofern erforderlich – von der IT-Abteilung hinsichtlich des personellen und finanziellen Aufwands für beteiligte IT-Dienstleistende geschätzt und anschließend im Präsidium abgestimmt, priorisiert und genehmigt. 

Aktuell befindet sich das Projektportfoliomanagement in der Phase der Erfassung geplanter Projekte und Maßnahmen. Diese soll bis Ende Oktober 2024 abgeschlossen sein. Die erste Priorisierungsrunde ist noch vor Jahresende geplant – dabei sollen auch Kriterien für die Projektauswahl definiert werden. Hohe Priorität hat die Digitalisierung des Einstellungsprozesses. Hierbei sind bei einem durchgängig digitalisierten Vorgehen gute Effekte für die Personalauswahl und -einstellung zu erwarten, denn medienbruchfreie Prozesse sparen Zeit. Und Geschwindigkeit ist ein wichtiger Faktor bei der Gewinnung von Talenten für die Universität Göttingen.

Neuigkeiten zum Pro.Admin-Projekt finden Sie nun regelmäßig in diesem Newsletter UniNews.

Mitarbeiter*innen unserer Universität finden weitere Infos zudem auf dem Pro.Admin-SharePoint. Für weitere Informationen und Rückfragen steht Ihnen das Projektteam gerne zur Verfügung.

Projektteam