Newsletter der Universität Göttingen

News von Pro.Admin: Der HR-Partner – ein neues Profil in der Personaladministration / The HR Partner – a new profile in HR administration

An der Universität Göttingen hat mit dem Pro.Admin-Projekt ein neuer Begriff Einzug gehalten: HR-Partner. Wofür dieser Terminus steht und wie die Personalabteilung im Rahmen einer Pilotphase das Profil des HR-Partners im universitären Kontext einsetzen könnte, soll dieser Beitrag zeigen.

Generationenmanagement, Diversität, Fachkräftemangel. Dies sind nur einige der omnipräsenten Schlagworte der Arbeitswelt 4.0. Die damit verbundenen Herausforderungen betreffen Personalabteilungen von Universitäten nicht weniger als HR-Departments internationaler Konzerne. Das Konzept des HR-Business-Partners (Kurzform für Human Resources Business Partner) kann als Antwort auf eine dynamische und im Wandel begriffene Arbeitswelt verstanden werden. Seit seiner Entwicklung Ende der 1990er-Jahre durch den Universitätsprofessor Dave Ulrich ist die Rolle von HR-Business-Partnern fester Bestandteil in vielen Personalabteilungen, vorwiegend in Wirtschaftsunternehmen. HR-Business-Partner agieren als strategische Partner für Führungskräfte und unterstützen diese dabei, Unternehmensstrategie und -ziele mit Hilfe personalrelevanter Themenfelder wie Recruiting, strategische Personalplanung oder Talentmanagement umzusetzen und voranzutreiben. Diese Rolle zeichnet sich besonders durch eine hohe Serviceorientierung und Beratungskompetenz aus. HR-Business-Partner fungieren als Schnittstelle zwischen der strategischen Personalentwicklung und den operativen Anforderungen der einzelnen Bereiche und tragen so entscheidend zur Effizienzsteigerung und Weiterentwicklung von Organisationen bei.

An der Universität Göttingen beschäftigt sich seit Mai 2024 eine Arbeitsgruppe damit, das Profil des HR-Partners im universitären Kontext zu entwickeln, zu schärfen und zu erproben, um dadurch Prozesse im Bereich der Personalgewinnung und -entwicklung weiter zu professionalisieren. Als öffentliche Organisation ohne klassisches „Business“ wurde sich für den Begriff HR-Partner entschieden. Unter der Leitung der Abteilungsleiterin Personaladministration und Personalentwicklung Christine Weinrich sollen im Rahmen einer Pilotphase mögliche Szenarien für das Göttinger Modell entworfen werden. Das Team aus Mitarbeitenden der Personaladministration (Amelie Saul), der Personalentwicklung (Manuela Bülow) und der Organisationsentwicklung (Dr. Swantje Beier) konzipiert in dieser Phase außerdem potenzielle strategische Aufgabenfelder wie Recruiting, strategische Personalplanung und Talentmanagement. Gleiches gilt für eine Ende-zu-Ende-Prozessverantwortung/-unterstützung durch das neue Profil. Wichtige ergänzende Aufgabenfelder, die dadurch entstehen, sind die Unterstützung bei der Talentsuche sowie bei der internen, strategischen Personalberatung.

Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts ist die Expertise und der Einbezug der Fachkolleg*innen essenziell. Für eine möglichst breite Partizipation gibt es eine weitreichende Regelkommunikation, sowohl innerhalb der Projektgruppe und der Personalabteilung als auch in die Fakultät für Agrarwissenschaften hinein. So wurde das Projekt bereits in der Strukturkommission der Fakultät als auch in der Verwaltungsrunde vorgestellt, Termine mit dem Personalrat sowie im Professorium haben jüngst stattgefunden. Zudem ist ab sofort für Mitarbeiter*innen der Universität eine interne Share-Point-Infoseite zur Einführung des HR-Partners zugänglich. Am Ende der Konzeptphase ist eine Zwischenevaluation der Pilotphase geplant. Bei einem erfolgreichen Ergebnis kann ein schrittweises Ausrollen auf weitere Fakultäten mit entsprechenden Akteuren erwogen werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Das Profil von HR-Partnern bietet das Potenzial, den Wirkungsbereich von Personalabteilungen aufzuwerten, indem strategische Aufgaben unterstützt, die Kommunikation an den Schnittstellen optimiert und dadurch die Servicequalität für interne Stakeholder verbessert wird. Das Pilotprojekt wird zeigen, ob und in welcher Weise der HR-Partner Mehrwerte für die Universität Göttingen bietet. Das übergeordnete Ziel behalten die Beteiligten auf dem Weg stets im Blick: Personalprozesse durch gezielte und frühzeitige Beratung zu beschleunigen, um insbesondere den Fakultäten ein Mehr an Serviceorientierung zu bieten. Dadurch können erstklassige Bewerber*innen schneller gewonnen und bestehendes Personal besser gehalten werden.

Für weitere Informationen und Rückfragen steht Ihnen das Projektteam gerne zur Verfügung.

Projektteam

With the Pro.Admin project a new term has been introduced at the University of Göttingen: HR Partner. This article explores what this term means and how the HR department could apply the HR Partner profile within the university context as part of the pilot phase.

Generational management, diversity, skills shortage. These are just a few of the omnipresent buzzwords in the world of Work 4.0. The associated challenges affect university HR departments just as much as they do the HR departments of international corporations. The concept of the HR Business Partner (short for Human Resources Business Partner) can be seen as a response to a dynamic and rapidly changing workplace environment. Since its development in the late 1990s by university professor Dave Ulrich, the HR Business Partner role has become a cornerstone in many HR departments, primarily in the corporate world. HR Business Partners act as strategic partners for managers, supporting them in aligning organizational strategies and goals with HR-related initiatives such as recruitment, strategic workforce planning, talent management, and more. This role is characterized by a high level of service orientation and advisory competence. HR Business Partners serve as the interface between strategic HR development and the operational needs of various units, thus significantly contributing to organizational efficiency and advancement.

Since May 2024, a working group at the University of Göttingen has been developing, refining, and testing the HR Partner profile within the university setting. The project aims to professionalize processes in recruitment and HR development. As a public institution without a traditional „business“ framework, the term HR Partner was chosen. Under the leadership of Christine Weinrich, Head of HR Administration and HR Development, possible scenarios for the Göttingen model are to be developed as part of the pilot phase. During this phase, a team composed of members from HR Administration (Amelie Saul), HR Development (Manuela Bülow) and Organizational Development (Dr Swantje Beier) is also designing potential strategic areas of responsibility such as recruiting, strategic HR planning and talent management, along with end-to-end process accountability and support through the new profile. Additional key tasks include assisting with talent acquisition and providing strategic internal HR consulting.

The project’s success depends on the expertise and involvement of specialist colleagues. To ensure broad participation, extensive regular communication takes place within the project group, the HR department, and with the Faculty of Agricultural Sciences. The project has already been presented to the Faculty Structure Commission and the administrative council, while meetings with the staff council and the professorial council have also recently taken place. Additionally, a SharePoint page is now accessible to university staff, providing information on the introduction of the HR Partner. At the end of the conceptual phase, an interim evaluation of the pilot phase is planned. If the results are positive, a gradual rollout to other faculties and stakeholders may be considered.

In summary, the HR Partner profile has the potential to enhance the impact of HR departments by supporting strategic tasks, optimizing communication at interfaces, and thereby improving service quality for internal stakeholders. The pilot project will determine whether and how the HR Partner can provide added value to the University of Göttingen. The overarching goal remains clear: to accelerate HR processes through targeted and timely consultation, offering faculties a higher level of service orientation. This, in turn, will help attract top candidates more quickly and retain existing staff more effectively.

For further information and queries, please don’t hesitate to contact the project team.

Project team