Anträge auf Urlaub und Zeitausgleich ab 1. Oktober 2026 nur noch digital / From 1 October 2026, applications for leave and time off in lieu must be submitted digitally only
Ab dem 1. Oktober 2026 ist die digitale Beantragung von Erholungsurlaub, Gleitzeit- und AZV-Tagen über das Formular „Urlaub – Antrag auf Erholungsurlaub / Zeitausgleich“ im Lucom Workflowcenter verbindlich zu nutzen. Mit der Umstellung entfällt der bisherige Papierausdruck.
Eine ausführliche Testphase, die freiwillige Nutzung sowie bereits mehrere Tausend erfolgreich bearbeitete Anträge über das Lucom-Formular „Urlaub – Antrag auf Erholungsurlaub / Zeitausgleich“ haben den Weg für die vollständige Umstellung auf die digitale Beantragung bereitet.
Die digitale Beantragung bietet Ihnen einige praktische Vorteile:
- Aktuelle Übersicht über Ihre Urlaubsansprüche: Sie können täglich Ihre Urlaubsansprüche für das laufende Jahr sowie vorhandene Resturlaubsansprüche einsehen.
- Transparenz über Ihre Anträge: Beantragte und bereits genehmigte Zeiträume werden übersichtlich dargestellt.
- Einfache Änderungen: Bereits beantragte Zeiträume können entsprechend den vorgesehenen Möglichkeiten angepasst und direkt in die weitere Bearbeitung gesandt werden.
- Weniger administrativer Aufwand: Für Mitarbeiter*innen ohne elektronische Zeiterfassung entfällt die jährliche Übermittlung der Resturlaubsansprüche an die Einrichtungen.
Was ist zum Start am 1. Oktober 2026 zu beachten?
Mitarbeiter*innen mit elektronischer Zeiterfassung: Für Mitarbeiter*innen, die an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, sind bereits beantragte und genehmigte Abwesenheiten durch die Zeitsachbearbeiter*innen im SAP-Personalsystem hinterlegt. Hier besteht für Sie kein Handlungsbedarf – Sie können das Formular direkt nutzen.
Mitarbeiter*innen ohne elektronische Zeiterfassung: Für Mitarbeiter*innen, die nicht an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, wurden seit August die Urlaubszeiten des laufenden Jahres zusammengeführt. Die entsprechenden Rückmeldungen sind aus vielen Einrichtungen bereits eingegangen. Sollte die Rückmeldung aus Ihrer Einrichtung noch ausstehen, bitten wir darum, diese bis zum 30. September 2026 zu übermitteln. Anschließend können die Daten im SAP-Personalsystem hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass die Anzeige Ihrer Daten im Lucom Workflowcenter abhängig vom Zeitpunkt der Rückmeldung gegebenenfalls erst zum 1. Oktober 2026 vollständig zur Verfügung steht.
Fragen oder Anregungen? Weitere Informationen zum Workflow finden Sie im Intranet unter „Urlaub – via Lucom“. Gerne nehmen wir auch Ihre Fragen und Anregungen per E-Mail unter ega-service@zvw.uni-goettingen.de entgegen.
Und wie geht es weiter? Auch nach der Einführung arbeiten wir an der Weiterentwicklung des Workflows. Für das 1. Halbjahr 2027 ist eine Verbesserung der Antragstellung vorgesehen. Künftig sollen damit auch mehrere Zeiträume gleichzeitig beantragt und genehmigt werden können. Über die weiteren Schritte und den konkreten Start informieren wir Sie zu gegebener Zeit.
From 1 October 2026, it will be compulsory to submit digital applications for annual leave, flexitime and AZV days using the ‘Leave – Application for Annual Leave / Time Off in Lieu’ form in the Lucom Workflow Centre. With this change, the previous paper-based process will be discontinued.
An extensive trial period, voluntary use of the system and several thousand applications already successfully processed via the Lucom form ‘Holiday – Application for annual leave / time off in lieu’ have paved the way for a full switch to digital applications.
Digital applications offer you a number of practical advantages:
Up-to-date overview of your holiday entitlement: You can view your holiday entitlement for the current year and any remaining holiday entitlement on a daily basis.
Transparency regarding your requests: Periods for which leave has been requested and those already approved are clearly displayed.
Easy amendments: Periods for which leave has already been requested can be adjusted in accordance with the available options and sent directly for further processing.
Reduced administrative burden: For staff members without electronic time recording, there is no longer any need to submit annual reports on remaining holiday entitlements to the relevant departments.
What do you need to bear in mind for the launch on 1 October 2026?
Staff using electronic time recording: For staff who use the electronic time recording system, absences that have already been requested and approved have been entered into the SAP HR system by the time administrators. You do not need to take any action here – you can use the form straight away.
Staff without electronic time recording: For staff who do not use the electronic time recording system, the holiday entitlement for the current year has been consolidated since August. We have already received the relevant feedback from many organisations. If your organisation has not yet submitted its feedback, please do so by 30 September 2026. The data can then be entered into the SAP HR system. Please note that, depending on when the feedback is submitted, your data may not be fully available in the Lucom Workflow Centre until 1 October 2026.
Any questions or suggestions? Further information on the workflow can be found on the intranet under ‘Holiday – via Lucom’. We are also happy to receive your questions and suggestions by email at ega-service@zvw.uni-goettingen.de.
What happens next? Even after the launch, we will continue to work on developing the workflow. An improvement to the application process is planned for the first half of 2027. In future, this should also allow multiple periods to be applied for and approved simultaneously. We will inform you of the next steps and the exact launch date in due course.