Liebe Angehörige der Universität,
Entbürokratisierung ist ein wichtiges Anliegen für unsere Universität. Gute Verwaltung sollte dabei auch daran gemessen werden, wie gut sie die Menschen bei ihrer Arbeit unterstützt. Wo immer es möglich ist, arbeite ich mit den Leitungen der Abteilungen und Stabsstellen daran, Abläufe zu vereinfachen, unnötige Schritte zu vermeiden und Freiräume zu schaffen.
Das Positionspapier der Bundesvereinigung der Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten Deutschlands „Eine Realisierungsoffensive für Verwaltungsvereinfachung an Universitäten“ gibt hierfür wichtige Impulse. Es benennt konkrete Handlungsfelder und regt dazu an, bestehende Prozesse und Regelungen kritisch auf den Prüfstand zu stellen. Die entscheidenden Fragen lauten dabei: Was ist tatsächlich erforderlich – und wo können wir Abläufe einfacher, verständlicher und serviceorientierter gestalten? Wie können Prozesse mit End-zu End-Verantwortlichkeit auch zwischen den Schnittstellen reibungslos modelliert, wie kann Verantwortungsdiffusion entgegengewirkt werden?
Mit diesen Fragen setze ich mich aktuell in der Klausursitzung mit den Verwaltungsleitungen am 24. und 25. September intensiv auseinander. Unser gemeinsames Ziel ist es, Verwaltungsprozesse schlanker und effizienter zu gestalten und dabei zugleich die unterschiedlichen Anforderungen unserer Universität im Blick zu behalten. Gesetzliche und rechtliche Vorgaben setzen uns an manchen Stellen auch Grenzen. Wo der bestehende Rahmen jedoch Gestaltungsspielräume eröffnet, wollen wir diese konsequent nutzen.
Ein erstes konkretes Beispiel ist die Vereinfachung von Dienstreisen. Professor*innen, Juniorprofessor*innen sowie Verwaltungs- und Vertretungsbeauftragte können Dienstreisen von bis zu sieben Tagen im Inland künftig pauschal genehmigt bekommen. Damit entfällt in vielen Fällen ein zusätzlicher Antragsschritt. Das schafft eine unmittelbare Entlastung für die Reisenden und zugleich für die Kolleg*innen in den Fakultäten, die bislang mit der Bearbeitung dieser Anträge befasst waren.
Dieses Beispiel steht zugleich für ein Grundverständnis, das uns bei der Entbürokratisierung leiten sollte. Nicht jede Verbesserung muss eine große Reform sein. Oft sind es die vielen kleinen Stellschrauben im Arbeitsalltag, an denen sich spürbare Veränderungen erreichen lassen. Diesen Weg will ich konsequent weitergehen, insbesondere dort, wo administrative Anforderungen die Arbeit in Forschung und Lehre unnötig erschweren.
Auch verlässliche und gut zugängliche Daten sind eine wesentliche Grundlage für fundierte Entscheidungen, aussagekräftige Auswertungen und funktionierende Verwaltungsprozesse. Zugleich darf die Verantwortung für eine gute Datenqualität nicht dazu führen, dass Forschende immer neue Daten erheben, aufbereiten oder mehrfach an unterschiedlichen Stellen bereitstellen müssen.
Die Abteilung Finanzen und Controlling hat sich daher in den vergangenen Monaten intensiv mit den bestehenden Prozessen und Anforderungen auseinandergesetzt. Dabei wurde noch einmal deutlich, dass wir vorhandene Daten noch besser nutzen können, wenn sie strukturiert, konsistent und an den richtigen Stellen verfügbar sind.
Mit ERIS soll hierfür künftig ein wichtiges Instrument zur Weiterentwicklung des Datenmanagements und zur Verbesserung der Datenqualität eingesetzt werden. Ziel ist es, vorhandene Daten effizienter nutzbar zu machen, Mehrfacherfassungen und Medienbrüche zu reduzieren und die Datenunterstützung für die verschiedenen Bereiche unserer Universität weiterzuentwickeln.
Dabei ist mir ein Punkt besonders wichtig: Datenqualität ist keine Wissenschaftskontrolle.
Es geht ausdrücklich nicht darum, die wissenschaftliche Arbeit zu kontrollieren oder zusätzliche Berichtspflichten zu schaffen. Im Mittelpunkt stehen vielmehr verlässliche Datenstrukturen und ein guter Service, der die Arbeit erleichtert und dort unterstützt, wo Informationen tatsächlich benötigt werden.
Entbürokratisierung ist keine Aufgabe, die sich mit einem einzelnen Projekt erledigen lässt. Sie ist vielmehr eine kontinuierliche Verpflichtung, unsere Abläufe immer wieder konstruktiv kritisch zu hinterfragen, unnötige Schritte zu vermeiden, Vereinfachungspotenzial zu nutzen und den Menschen an unserer Universität dort, wo es möglich ist, Vertrauen entgegen zu bringen und Handlungsspielraum zu geben. Gleichzeitig ist es wichtig, die Bereiche gut zu kennen und zu strukturieren, die ein hohes Risiko für Complianceverstöße aufweisen.
Eine Verwaltung, die sich daran orientiert, leistet damit einen wichtigen Beitrag zu einer leistungsfähigen und zukunftsfähigen Universität.
Mit besten Grüßen
Ihre
Dr. Valérie Schüller
Vizepräsidentin für Finanzen und Personal
Dear Staff at the University,
Reducing bureaucracy is a key priority for the University. Good administration should be judged by how well it supports staff in their work. Wherever possible, I am working with the heads of departments and central services to simplify processes, avoid unnecessary administrative steps and free up time.
The position paper by the Bundesvereinigung der Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten Deutschlands (Germany’s association of university chancellors and administrators), with the title “Eine Realisierungsoffensive für Verwaltungsvereinfachung an Universitäten” (in German, a campaign to simplify administrative procedures at universities), provides an important impetus to this. It identifies specific areas for action and encourages a critical review of existing processes and regulations. The key questions are: What is actually necessary – and where can we make procedures simpler, easier to understand and more service-oriented? How can processes be made to work more smoothly, with end-to-end accountability, even across different areas, and how can the blurring of responsibility be counteracted?
I am currently examining these issues in depth at our two-day retreat with the heads of administration on 24 and 25 September. Our shared aim is to streamline administrative processes and make them more efficient, whilst at the same time taking into account the diverse requirements of the University. Statutory and legal requirements do, in some respects, impose limitations on us. However, where the existing framework allows for flexibility, we intend to make full use of it.
A first specific example is the simplification of business travel. In future, professors, junior professors, as well as administrative staff and those in acting-up positions, will generally be able to obtain approval for domestic business trips of up to seven days. In many cases, this will eliminate the need for an additional step in the application process. This will ease the administrative burden immediately for those travelling and, at the same time, for those colleagues in the faculties who were previously responsible for processing these applications.
This example also illustrates a principle to guide us in our efforts to reduce bureaucracy. Not every improvement needs to be a major change. Often, it is the many small adjustments to day-to-day work that can bring about tangible benefits. I intend to continue along this path consistently, particularly where administrative requirements are introducing unnecessary complications into research and teaching.
Reliable and easily accessible data also form an essential basis for well-informed decisions, meaningful analyses and effective administrative processes. In addition, the responsibility for ensuring high quality data must not result in researchers having to constantly collect and process new data, or make it available multiple times to different bodies.
The Finance and Controlling department has therefore spent the past few months conducting an in-depth review of existing processes and requirements. This review has once again highlighted that we can make even better use of existing data if it is structured, consistent and available where it is needed.
In future, ERIS is set to serve as a key tool for the development of data management and the improvement of data quality. The aim is to make more efficient use of existing data, to reduce duplicate entries and data inconsistencies, and to develop data support for the various departments at the University.
One point is particularly important to me in this respect: data quality is not a means of monitoring scientific work.
It is explicitly not about monitoring scientific work or imposing additional reporting obligations. Rather, the focus is on reliable data structures and a good service that makes work easier and provides support where information is actually needed.
Reducing bureaucracy is not a task that can be accomplished through a single project. Rather, it is an ongoing commitment to continually scrutinise our processes in a constructive and critical manner, to avoid unnecessary steps, to take the opportunity to simplify processes, and, wherever possible, to place our trust in the people at the University and give them the freedom to act. At the same time, it is important to have a thorough understanding of, and to structure effectively, those areas that present a high risk of breaching compliance.
An administration that operates in this makes an important contribution to achieving an efficient and sustainable University.
All the best,
Dr Valérie Schüller
Vice-President for Finance and Human Resources