Digitaler Einstellungsprozess: Relaunch des Bewerbungsmanagementsystems OBM / Digital Hiring Process: Relaunch of the Application Management System OBM
Die Digitalisierung des Einstellungsprozesses nimmt weiter Fahrt auf. Mit dem Projekt „Digitaler Einstellungsprozess“ entwickelt die universitätsweite Arbeitsgruppe nicht nur einzelne Abläufe weiter – sie denkt den gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess neu.
Ziel ist ein durchgängiges, modernes Zusammenspiel von Prozessen und Systemen, das den Arbeitsalltag für Bewerbende, Fakultäten, Einrichtungen und die Personalabteilung gleichermaßen erleichtert.
Ein wichtiger Meilenstein auf diesem Weg ist der Relaunch des bestehenden Online-Bewerbungsmanagementsystems „OBM“. Viele Anregungen und Verbesserungsvorschläge aus Fakultäten, Einrichtungen und der Verwaltung konnten bereits aufgegriffen und umgesetzt werden. Das Ergebnis ist ein deutlich moderneres, transparenteres und nutzer*innenfreundlicheres System, das die Anforderungen des digitalen Einstellungsprozesses optimal aufgreift. So sind alle Systeme – OBM, LUCOM, SAP und die Stellenausschreibungsseite – eng miteinander verzahnt.
Bewerbende erhalten künftig einen persönlichen Login-Bereich, über den sie ihre Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform verwalten und mit den zuständigen Ansprechpersonen kommunizieren können. Die neue Benutzeroberfläche bietet eine zeitgemäße Optik und intuitive Nutzerführung. Bei der Eingabe der Bewerbungsdaten unterstützt auf Wunsch eine KI-gestützte Erfassung; alternativ können alle Angaben weiterhin manuell eingegeben werden. Der Bewerbenden-Bereich lässt sich individuell auf Deutsch oder Englisch einstellen.
Auch für einstellende Einrichtungen, externe Kommissionsmitglieder und die Personalabteilung bringt das neue System zahlreiche Verbesserungen. Wichtige Termine – etwa zur Freischaltung einer Ausschreibung oder zu Bewerbungsgesprächen – sind für alle Beteiligten transparent einsehbar.
Ein neuer geschützter Abstimmungsbereich zwischen Einrichtung und Personalabteilung erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht einen sicheren Dokumentenaustausch. Eine überarbeitete Synopsenvorlage unterstützt die Bearbeitung von Bewerbungen zusätzlich. Künftig können außerdem Ausbildungsstellen direkt über das System ausgeschrieben werden. Bereits registrierte Nutzer*innen behalten ihre bestehenden Zugangsdaten und können das neue System ohne erneute Registrierung nutzen.
Wie praxistauglich die neuen Funktionen sind, wurde in dieser Woche gemeinsam mit rund 40 Kernnutzenden aus Fakultäten und Verwaltung in einem neuen Live-Format, dem sogenannten „Test-Café“, überprüft. Die gewonnenen Hinweise fließen nun in die letzten Optimierungen ein, bevor das neue OBM im dritten Quartal 2026 an den Start gehen soll. Begleitend zur Einführung sind weitere Informationsangebote, unter anderem im Rahmen von „Info über Mittag“ sowie in weiteren geeigneten Formaten, vorgesehen.
Wer sich näher über den Digitalen Einstellungsprozess und den OBM-Relaunch informieren möchte, findet im Intranet der Personaladministration und -entwicklung weitere Informationen, unter anderem die an der Personalratsversammlung angekündigte Präsentation mit dem vertonten Soll-Prozess.
Rückfragen beantworten Christine Weinrich und Leonie Ehrl unter einstellungdigital@uni-goettingen.de.
The digitization of the hiring process continues to gain momentum. With the “Digital Hiring Process” project, the university-wide working group is not only refining individual workflows – it is reimagining the entire application and hiring process. The goal is a seamless, modern integration of processes and systems that simplifies day-to-day work for applicants, faculties, departments, and the Human Resources department alike.
An important milestone on this path is the relaunch of the existing online application management system “OBM.” Many suggestions and proposals for improvement from faculties, departments, and the administration have already been incorporated and implemented. The result is a significantly more modern, transparent, and user-friendly system that optimally addresses the requirements of the digital hiring process. As a result, all systems – OBM, LUCOM, SAP, and the job posting page – are closely integrated with one another.
In the future, applicants will have access to a personal login area where they can manage their application documents in compliance with data protection regulations and communicate with the relevant contact persons. When entering application data, an AI-powered data entry feature is available upon request; alternatively, all information can still be entered manually. The applicant portal can be customized to display in German or English.
The new system also brings numerous improvements for hiring institutions, external committee members, and the HR department. Important dates – such as the publication of a job posting or interview schedules – are clearly visible to all parties involved.
A new secure collaboration area between the institution and the human resources department facilitates cooperation and enables secure document exchange. A revised synopsis template further supports the processing of applications. In the future, apprenticeship positions will also be able to be advertised directly through the system. Users who are already registered will retain their existing login credentials and can use the new system without having to re-register.
This week, the practicality of the new features was evaluated together with about 40 core users from the faculties and administration in a new live format known as the “Test Café.” The feedback received will now be incorporated into the final optimizations before the new OBM is scheduled to launch in the third quarter of 2026. To accompany the launch, additional informational sessions are planned, including “Lunchtime Info” sessions („Info über Mittag„) and other suitable formats.
Anyone wishing to learn more about the digital hiring process and the OBM relaunch can find further information on the Human Resources Administration and Development intranet, including the presentation announced at the staff council meeting featuring the audio-enhanced target process.
Christine Weinrich and Leonie Ehrl are available to answer questions at einstellungdigital@uni-goettingen.de.