Digitale Übersendung der Belege bei Dienstreisen und neue Version des Lucom-Antrags / Digital transmission of receipts for business trips and new version of the Lucom application
Die Universität Göttingen arbeitet daran, dass möglichst alle Verwaltungsprozesse durchgängig und ohne Medienbrüche digital gesteuert sowie schnell und transparent für die Nutzenden und Bearbeitenden ablaufen. Aus diesem Grund soll die Reisekostenabrechnung ab Oktober digitaler werden.
Aktuell erfolgt die Reisekostenabrechnung im Lucom-System bereits elektronisch, jedoch müssen die Original-Papierbelege auf dem Postweg an die zuständige Reisekostenstelle zur Prüfung übersandt werden. Die Digitalisierung des Reiseprozesses soll ermöglichen, Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln. Verbesserungen und Erleichterungen für Reisende und Genehmigende werden sich dadurch zeigen, dass sich Kopier-, Ablage- und Versandarbeiten reduzieren und Prozesslaufzeiten schneller werden.
Im Rahmen des Lucom-Antrags zur Abrechnung der Reisekosten sind nun alle Belege über die während der Dienstreise entstandenen Aufwendungen als Anlage(n) hochzuladen. Dienstreiseantrag mit papierbasierten Belegen werden für einen Übergangszeitraum von sechs Monaten (derzeit bis zum 31. März 2026) weiterhin von den Reisekostenstellen akzeptiert.
Die elektronische Belegvorlage ersetzt jedoch nicht die Pflicht zur Aufbewahrung der Originalbelege. Die Dienstreisenden sind verpflichtet, die Originalbelege für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Antragstellung aufzubewahren und dann eigenständig zu vernichten. Im Rahmen von Stichproben- oder Anlassprüfungen im genannten Zeitrahmen müssen die Belege auf Verlangen im Original vorgelegt werden.
In diesem Zusammenhang wird zum 1. Oktober 2025 eine neue Version des Lucom-Antrags für die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen zur Verfügung gestellt, der neben den Aktualisierungen des Reisekostenrechtes (Erhöhung der Wegstreckenentschädigung und der Kosten bei Übernachtung, Benutzung privater Fahrräder, E-Bikes sowie privater E-Scooter für Dienstreisen) auch die technischen Voraussetzungen für die vollständig digitale Übermittlung der Belege umfasst. In Lucom werden im Übergangszeitraum daher zwei Antragsformulare vorgehalten: Bereits gestellte Lucom-Anträge müssen nicht neu eingereicht werden, sondern können in der bisherigen Version weiter bearbeitet werden. Neue Dienstreiseanträge, die ab dem 1. Oktober 2025 gestellt werden, sind zwingend mit der neuen Version des Lucom-Antrages (Titel: Version 2025) zu stellen, um alle Änderungen nutzen zu können.
Sollten Fragen hierzu bestehen, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Reisekostenstelle.
The University of Göttingen wants as many processes as possible to be digitally controlled and to run quickly and transparently for users and processors. For this reason, travel expense accounting is now to become more digital. Currently, travel expense reports are already processed electronically in the Lucom system, but the original paper receipts have to be sent by post to the relevant travel expense centre for checking. The digitalisation of the travel process should enable travel expense reports to be processed without media discontinuity. Improvements and simplifications for travellers and approvers will be evident in the fact that copying, filing and dispatch work will be reduced and process times will be faster.
All receipts for expenses incurred during the business trip must now be uploaded as attachment(s) as part of the Lucom application for the settlement of travel expenses. Business trip applications with paper-based receipts will continue to be accepted by the travel expense centres for a transitional period of six months (currently until 31 March 2026).
However, the electronic submission of receipts does not replace the obligation to retain the original receipts. Business travellers are obliged to keep the original receipts for a period of six months after submitting the application and then destroy them themselves. The original receipts must be submitted on request as part of random checks or audits within the aforementioned time frame.
In this context, a new version of the Lucom application for the approval and settlement of business trips will be made available on 1 October 2025, which, in addition to the updates to the travel expenses law (increase in mileage allowance and costs for overnight stays, use of private bicycles, e-bikes and private e-scooters for business trips), also includes the technical requirements for the fully digital transmission of receipts. Two application forms will therefore be available in Lucom during the transition period: Lucom applications that have already been submitted do not need to be resubmitted, but can continue to be processed in the previous version. New business trip applications submitted from 1 October 2025 must be submitted using the new version of the Lucom application (title: Version 2025) in order to be able to use all the changes.
If you have any questions, please contact the travel cost centre responsible for you.