Liebe Studierende und Beschäftigte,
liebe Angehörige der Universität,
in dieser Woche haben über 800 Personen in Präsenz und über Video an unserem Townhall-Meeting zu Pro.Admin teilgenommen. Vielen Dank für die rege, konstruktive Beteiligung an dieser Veranstaltung!
Die auf der Veranstaltung vorgestellte Präsentation können Sie schon jetzt im Projekt-Sharepoint aufrufen. Eine Protokollierung der in der Diskussion behandelten Fragen und der über 250 Fragen und Hinweise, die im parallel zur Veranstaltung geöffneten Online-Forum gepostet wurden, werden Sie in wenigen Tage auch auf dieser Seite finden.
Für die Universität war neu, dass wir zu dieser eigentlich universitätsinternen Veranstaltung auch Vertreter*innen der Presse eingeladen hatten, um über die im Raum stehenden Themen und Befürchtungen berichten zu können. Beide Lokalzeitungen haben ausführlich darüber berichtet und so hoffentlich nicht nur das große Interesse inner- und außerhalb der Universität bedienen, sondern auch einige Missverständnisse zu den Zielen und zur Umsetzung ausräumen können. Wir denken, dass wir auch zukünftige Informations- und Diskussionsveranstaltungen presseöffentlich durchführen sollten, solange das öffentliche Interesse an den Themen nicht nachlässt, bitten aber um Verständnis, dass wir nicht planen, auch die Gremiensitzungen presseöffentlich zu machen.
Natürlich hätten wir uns gewünscht, wenn sich Geist und Inhalt der Veranstaltung auch in den Überschriften wiedergefunden hätten: „Langsam, unklar, ineffizient: Uni Göttingen hat große Mängel in ihrer Verwaltung“ titelte eine lokale Zeitung – und gab damit weder die Meinung der Universitätsleitung noch den Grund für den Pro.Admin-Veränderungsprozess wieder. Ziel des Projekts ist es, die administrativen Prozesse transparenter, schlanker und schneller zu gestalten, flachere Hierarchien zu etablieren und so die Zufriedenheit sowohl bei den Mitarbeiter*innen in der Verwaltung als auch auf Seiten der Studierenden und der Wissenschaftler*innen spürbar zu verbessern. Verbesserung anzustreben bedeutet aber nicht, den Status Quo als schlecht anzusehen. Im Gegenteil – für unsere vielen hochmotivierten Mitarbeiter*innen ergibt sich die Notwendigkeit für eine Veränderung daraus, dass wir uns aufgrund in den vergangenen 20 Jahren stark geänderter und gestiegener Anforderungen sowie veränderter Rahmenbedingungen wie etwa dem Fachkräftemangel schauen müssen, an welchen Stellen wir zeitliche Abläufe straffen und den Aufwand eventuell reduzieren können. Das ist keine leichte Aufgabe, muss uns aber gemeinsam gelingen.
Wie geht es nun weiter? In den kommenden Wochen wird die Universitätsleitung die in der Senatskommission für Entwicklungs- und Finanzplanung (KEF), dem Personalrat und im Senat aufgeworfenen Fragen bearbeiten, und sie hat bereits in Vorbereitung auf die weitere Befassung der Gremien die vollständigen Unterlagen der BCG-Analysen bereitgestellt. Erst nach einer Stellungnahme des Senats werden wir weitere Prozessschritte unternehmen, die nach der jetzigen Planung darin bestehen, die spezifischen Handlungsfelder den betroffenen Einrichtungen (Abteilungen, Stabsstellen und Zentralen Einrichtungen) zur Kommentierung und Stellungnahme zu übersenden. Dabei und natürlich auch danach werden wir viele Gespräche in unterschiedlicher Konstellation führen, um die Vorstellungen zu verfeinern und sinnvoll anzupassen. Die Diskussion ist mit dem Townhall-Meeting vom 22. August nicht abgeschlossen, sie hat gerade erst begonnen. Wir hoffen, dass Sie sich auch weiterhin aktiv und konstruktiv in diesen Änderungsprozess einbringen werden – und dass wir mit unserer fortwährenden Dokumentation und den Informations- und Diskussionsveranstaltungen zeigen können, dass wir es als Universitätsleitung, die schlussendlich für die Entscheidungen und die Umsetzung von Änderungen in diesem Prozess verantwortlich zeichnet, es ernst meinen, wenn wir sagen, dass wir diesen Prozesse mit Ihnen gemeinsam gestalten wollen – und wie immer: ZUM WOHLE ALLER.
Mit besten Grüßen
Prof. Dr. Metin Tolan
Universitätspräsident
Dr. Valérie Schüller
Vizepräsidentin für Finanzen und Personal
Dear Staff, Dear Students,
This week over 800 people, in person and online, took part in our Pro.Admin Townhall Meeting. Many thanks for the lively, constructive participation in this event!
You can already access the presentation presented at the event in the project via our intranet site here. In a few days, you will also find a transcript of the questions dealt with in the discussion and the more than 250 questions and comments posted in the online forum that ran in parallel with the event on this page.
It was a first for the University that although this event was actually internal, we also invited representatives from the press to attend to enable reporting on the issues and fears that were being discussed. Both local newspapers reported extensively on the event, which hopefully not only served the great interest inside and outside the University, but also cleared up some misunderstandings about the goals and implementation. We think that we should make future information and discussion events open to the press as long as there is sufficient public interest in the issues, but we ask for your understanding that we do not plan to make committee meetings open to the press as well.
Of course, we would have liked that the spirit and content of the event had also been reflected in the headlines: „Langsam, unklar, ineffizient: Uni Göttingen hat große Mängel in ihrer Verwaltung“ (Slow, unclear, inefficient: Göttingen University has major deficiencies in its administration) was the headline of one local newspaper – reflecting neither the opinion of the university management nor the reason for the Pro.Admin change process. The aim of the project is to make administrative processes more transparent, leaner and faster, and to establish flatter hierarchies in order to clearly improve satisfaction both among administrative staff as well as for students and academics. However, striving for improvement does not mean viewing the status quo as bad. On the contrary – for our many highly motivated staff members, the need for change arises from the fact that we have to look at where we can streamline processes and possibly reduce the workload due to the greatly changed and increased requirements over the past 20 years, as well as changed working conditions such as the difficulty in recruiting in specific skill sets. This is not an easy task, but we have to succeed together.
Where do we go from here? In the coming weeks, the university management will work on the issues raised in the Committee for Development and Financial Planning (KEF), the Personalrat (staff council) and the Senate. It has already provided the complete documents of the BCG analyses in preparation for further consideration by the committees. Only after the Senate has issued a statement will we take further steps in the process, which according to current planning will consist of sending the specific areas for action to the appropriate institutions (departments, staff units and central institutions) for comments and statements. In the process, and of course afterwards, we will hold many discussions at different gatherings to refine and appropriately adapt the ideas. The discussion has not finished with the Townhall Meeting on 22 August, it has only just begun. We hope that you will continue to be actively and constructively involved in this process of change – and that with our ongoing documentation and information and discussion events, we can show that we, as the university management, who are ultimately responsible for the decisions and implementation of changes in this process, mean it when we say that we want to shape this process together with you, and as always: ZUM WOHLE ALLER – for the good of all.
All the best,
Professor Metin Tolan
University President
Dr Valérie Schüller
Vice-President for Finance and Human Resources