Liebe Angehörige der Universität,
nach dem Ende der ersten Phase von Pro.Admin und dem darauffolgenden Austausch schreitet das Projekt weiter voran. Wir haben die Zeit bis zur Gremienbefassung genutzt, um in einen intensiven Austausch und Diskurs mit einer Vielzahl universitärer Akteur*innen und Gremien zu treten. Dabei konnten wir dank Ihrer Unterstützung die von den externen Berater*innen erstellten Empfehlungen aus den unterschiedlichsten Perspektiven beleuchten. Besonders hervorzuheben sind hierbei die „Change Talks“. Auf Basis einer abgegebenen Stellungnahme wurden zusammen mit den jeweiligen Abteilungen, Stabsstellen und zentralen Einrichtungen mehrstündige, konstruktive Diskussionen geführt, ob und inwieweit die vorgeschlagenen Änderungen einen Mehrwert für die jeweilige Einrichtung und die gesamte Organisation bieten. Es konnten viele Änderungsthemen identifiziert werden, die auf einhellig positive Resonanz gestoßen sind, aber natürlich auch andere, die an vielen Stellen kritisch gesehen werden und der weiteren Diskussion bedürfen.
Eine der größten Änderungen, die aus dem bisherigen Prozess resultieren könnten, ist die Entwicklung der Personalabteilung im Hinblick auf ihre strategische Ausrichtung. Um die Servicequalität und Kund*innenzufriedenheit noch weiter zu erhöhen, wird zurzeit ein Konzept zur Einführung eines sogenannten „HR-Partners“ erarbeitet. Perspektivisch sollen die HR-Partner*innen Aufgabenfelder wie Recruiting, Talent Management und strategische Personalplanung, aber auch Employer Branding und Ende-zu-Ende-Prozessverantwortlichkeiten in enger Absprache mit den Fakultäten und Einrichtungen übernehmen. Die Universitätsleitung möchte hiermit Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel begegnen, aber natürlich auch einen Mehrwert für die wissenschaftlichen Einrichtungen durch flachere Hierarchien und kürzere Prozesszeiten generieren.
Das Konzept des HR-Partner wird zunächst im Rahmen eines Pilotprojekts zusammen mit der Fakultät für Agrarwissenschaften erarbeitet und nach positiver Evaluation auf weitere Fakultäten ausgedehnt. Hier schon einmal ein erster Aufruf an Sie: Falls es aus den Fakultäten Mitarbeitende gibt, die sich perspektivisch vorstellen könnten, die vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe eines HR-Partners auszufüllen, können Sie jederzeit Ihr Interesse signalisieren!
Es gibt auch einige Vorschläge der Boston Consulting Group, die nicht in der angedachten Form umgesetzt werden. So wird auf eine Integration der Stabsstelle Chancengleichheit und Diversität in die Personalabteilung verzichtet, ebenso bleibt Göttingen International als eigenständige Abteilung bestehen. Auch erfolgt keine Umwandlung der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit in die Strategieabteilung. Da der strategischen Ausrichtung aber ein sehr hoher Stellenwert beigemessen wird, ist stattdessen eine direkt im Präsidium angesiedelte Verankerung geplant.
Wie geht es konkret im Projekt weiter? Die vorliegenden Vorschläge gehen zunächst in die Gremiendiskussion. Der Senat hat sich diese Woche in einer ersten Lesung mit Pro.Admin beschäftigt und wird im Juni erneut darüber beraten. Ich möchte betonen, dass uns besonders daran gelegen ist, die formellen Erfordernisse der Mitbestimmung durch den Personalrat einzuhalten, die im Hinblick auf die einzelnen Fragestellungen noch bewertet werden müssen. Schon jetzt gibt es einen konstruktiven informellen Diskurs. Im Anschluss an die Entscheidungen werden wir die konkreten Umsetzungsschritte kommunizieren. Dafür ist es mir wichtig, der Universitätsöffentlichkeit in einem weiteren Großformat die Möglichkeit eines breiten Dialogs zu geben.
Ich bedanke mich ausdrücklich für alle bisher geleistete Mitarbeit, die Vielzahl an konstruktiven Diskussionen und Ihre Bereitschaft zur Veränderung.
Mit besten Grüßen
Dr. Valérie Schüller
Vizepräsidentin für Finanzen und Personal
Dear members of the University,
Following the completion of the first phase of Pro.Admin and the subsequent exchange, the project continues to progress. We used the time until the committee referral to enter into an intensive exchange and discourse with a large number of University stakeholders and committees. Thanks to your support, we were able to examine the recommendations drawn up by the external consultants from a wide variety of perspectives. The „Change Talks“ are particularly noteworthy in this regard. On the basis of a submitted statement, constructive discussions lasting several hours were held with the respective departments, staff units and central facilities to determine whether and to what extent the proposed changes offer added value for the respective institution and the entire organization. Many topics for change were identified that met with a unanimously positive response, but of course there were also others that were viewed critically in many places and require further discussion.
One of the biggest changes that could result from the process to date is the development of the HR department in terms of its strategic direction. In order to further increase service quality and customer satisfaction, a concept for the introduction of a so-called „HR partner“ is currently being developed. In the future, HR partners will take on tasks such as recruiting, talent management and strategic personnel planning, as well as employer branding and end-to-end process responsibilities in close consultation with the faculties and institutions. The University management would like to use this to address challenges such as the shortage of specialists, but of course also to generate added value for the academic institutions through flatter hierarchies and shorter process times.
The HR Partner concept will initially be developed as part of a pilot project together with the Faculty of Agricultural Sciences and will be extended to other faculties following a positive evaluation. Here is an initial appeal to you: if there are any employees from the faculties who could imagine taking on the varied and challenging role of HR partner, please signal your interest at any time!
There are also some proposals from the Boston Consulting Group that will not be implemented in the form envisaged. For example, the Equal Opportunities and Diversity department will not be integrated into the Human Resources department, and Göttingen International will remain an independent department. Nor will the Public Relations Department be transformed into the Strategy Department. However, as strategic orientation is considered to be very important, it is planned to anchor it directly in the Presidential Board instead.
How will the project proceed in concrete terms? The current proposals will first be discussed by the committees. The Senate dealt with Pro.Admin in a first reading this week and will discuss it again in June. I would like to emphasize that we are particularly keen to comply with the formal co-determination requirements of the Staff Council, which still need to be assessed with regard to the individual issues. Constructive informal discussions are already underway. Following the decisions, we will communicate the specific implementation steps. To this end, it is important to me to give the university public the opportunity for a broad dialog in another large format.
I would like to expressly thank you for all the work you have done so far, the many constructive discussions and your willingness to embrace change.
All the best
Dr Valérie Schüller
Vice-President for Finance and Human Resources